Proje Yöneticilerinin Stratejik Planlama Hakkında Bilmesi Gerekenler

Strateji başarıya ulaşmak için ayrıntılı bir planlamadır ve uzun vadeli hedeflerimizi gerçekleştirmemiz için gerekli olan kararlar faaliyetlerin bütünüdür. Her kuruluş neyi başarmak istediğini ve bunu ürünlerini, müşterilerini ve operasyonlarını kullanarak nasıl yapabileceğini anlamak zorundadır. Strateji akışkan, devamlı ve tekrarlanan bir süreçtir ve mantıklı adımlarla unsurlara bölünebilir:

1. Hedef Belirleme: İlk Adım

Stratejiyi öncelik sıralaması yapılmadan ve işletmemize, pazara, kuruluşumuzda değerin oluşturulma biçime bağlı hedeflerimiz olmadan düşünemeyiz. Bu hedefler, kuruluşun değerini hissedarlar için arttırmaya yöneliktir ve bunun başında da zaman faktörü yer alır. Kuruluş için diyelim ki yirmi yıllık bir vizyon oluştursak bile, stratejik planlama yalnızca 3 – 5 yıllık bir zaman dilimini kapsar. Kuruluşun asıl amacını ve odağını belirleyen ve genellikle görev bildirimi olarak bilinen yazılı beyan, firma için tutarlı bir yön belirleme aracıdır. Buna karşı stratejik planlama ve bununla ilgili uygulamalar değişen durumlar karşısında değişiklik gösterir.

2. Strateji Geliştirme Süreci – Yol Haritası

Strateji geliştirme üç temel soru üzerinde odaklanır: Şu anda neredeyiz? Hangi yöne gitmeliyiz? Oraya nasıl ulaşabiliriz? Bu üç sorunun cevabı Şekil 1’deki strateji sürecini belirler:

3. Müşteri Analizi – Gerçeği Ortaya Çıkarmak

Karşılanamayan müşteri ihtiyaçları, işletme fikirlerinin ve işletme stratejisi geliştirmenin merkezindedir. Burada anlatılan üçüncü adımın, ikinci adımın içine dahil olabilmesine rağmen bu iki adım genellikle günlük yönetimin bir parçası olarak müşterinin sürekli analiz edilmesi ihtiyacının vurgulanması ve kolaylaştırılması için ayrı tutulur. Esasen bilinmesi gereken bazı müşteriler bizden satın alırken diğerlerinin neden rakiplerimizden satın aldığının anlaşılmasıdır. Bu bilgi genellikle satış sırasında müşteri anketleri ve odak grupları ile edinilir. İşletme stratejisinin başarılı olmasında iyi, düzenli ve geçerli bilgiye ulaşılması esastır.

4. İşletme İçi Analiz – Sağlık Durumu

İç denetleme, kuruluşun operasyonel ve mali sonuçlarını inceler, yetenek havuzunu, işlev ve süreçlerini değerlendirir ve kilit ilişkilerinin sağlık durumunu inceler. İyi bir SWOT yalnızca bileşenlerin gücünü, zayıf noktalarını, fırsatlarını ve buna yönelik tehditleri (SWOT) tanımlamakla kalmaz, aynı zamanda bunları öncelik sırasına koyarak analizin daha küçük fakat en önemli faktörler arasında yapılmasını sağlar.

5. Stratejik Seçenekler

Maliyet liderliği ayrılığı ve pazar oyunculuğu soysal stratejileri, her işletmenin karşılaştığı strateji seçenekleri için iyi bir temel oluşturur. Kapsamlı bir stratejinin oluşturulması, konumlandırma ve uygulama bileşenlerini içerir. Etkili bir strateji konumlandırma ve uygulama arasında dengelenmelidir.

Konumlandırma kuruluşun bir yön ve buna uygun ürünlerle hizmetler belirlemesini sağlayarak ve stratejik yaklaşımını net ve kapsamlı bir şekilde bütünleştirerek hedeflerine ulaşmasını sağlar. Uygulama kuruluşun belirlediği yön doğrultusunda ihtiyaç duyduğu kaynak ve operasyonel yeteneklere sahip olmasını sağlar. Stratejik seçeneklerimizi iyileştirmek için ‘nasıl’ sorusunu sorarız ve birleştirme, giriş, geliştirme, çeşitlendirme ve tasfiye etme gibi yaklaşımlarla stratejimizi geliştiririz.

6. Stratejik Düşünme – Varlıkların İyileştirilmesi

Stratejik düşünme doğru çözüme götüren soruların sorulmasını ve plan ve stratejilerin oluşturulması için uygun analizlerin yapılmasını içerir. Varlık iyileştirmesi hakkında sorulan sorular, yeni fikirler oluştururken, halihazırda sahip olduğumuz ve kullandığımız her önemli varlığın en iyi kullanımını düşünürken, her zaman iyi bir zemin teşkil eder.

Strateji oluştururken bir diğer yaklaşım da çekirdek işletme düşünce şeklini kullanmaktır. Çekirdek işletme en yüksek rekabet avantajını oluşturabileceğiniz ürünler, müşteri segmentleri, süreç ve teknolojiler olarak tanımlanır. Çekirdek işletmenizi tanımlamak zor olabilir ve sorunun cevaplandırılabilmesi için küçük bir takım yeterli olabilir. Biri dışında tüm işletmelerimizi satmamız gerekseydi, hangisini elimizde tutardık? Çekirdek işletmenizi belirledikten sonra kilit unsur bu çekirdeği sizin için en faydalı şekilde kullanabilmektir. Yani çekirdek işletme alanındaki operasyonel mükemmeliyetten faydalanabilmektir.

Bir diğer yöntem yayınlarda kullanılan en iyi uygulama listelerini kullanmaktır. Örneğin Choi ve Valikangas (strateji+işletme, 23. cilt), yaklaşık iki yüz işletme stratejisini sağlamlaştırma, değer taşıma ve etkisiz bırakma gibi soysal yaklaşımları içeren on kalemlik bir listeye indirmiştir.

7. Stratejik Kararları Uygulama – İdari Konular

Stratejik başarısızlığın asıl nedenleri arasında tutum, iletişim ve üst düzey yönetime bağlılık gelmektedir. Stratejileri uygulamanın en iyi yolu performans karnesi kullanımıdır. Bu yöntem, işletme stratejisinin mali, müşteri, işletme süreçleri, eğitim ve büyüme gibi dört farklı açıdan değerlendirilmesini sağlar. 1992 yılında Kaplan ve Norton tarafından sadece mali göstergelere bağlı yönetim kısıtlamalarını genişletmek için oluşturulmuştur.

Stratejinin uygulanması takım oyunu gerektirir ve işletme stratejisini geliştirmek ve birleştirmek üst düzey yönetimin inisiyatifinde olsa bile program ve proje yönetimi çalışanı olarak siz bu sürecin strateji uygulama aşamasında çok büyük bir rol oynarsınız. Program yöneticisi olarak sizden programın stratejik güdüleyicilerini, fayda arttırıcılarını ve değişiklik yaratmak için gerekli yönetim seviyesini anlamız beklenir. Proje yöneticisi olarak ister resmi bir programın ister yüksek etkili stratejik bir projenin parçası olsun proje seviyesinde benzer bir rolü oynamanız beklenir.

Sonuç

Her başarılı strateji, stratejik düşünce yönü ve yaklaşımı için bir katalizör olabilir. Proje yöneticisi olarak karşılaştığınız bir sonraki iş durumunda veya fizibilite çalışmanızda yürürlükteki stratejileri tanımlamak için kendinize zaman ayırın. Mali analiz belgelerinde açıkça ifade edilmemişlerse sponsorunuzdan açıklama istemekten çekinmeyin.

Ortaklık statüsüne ulaşmak aylar veya yıllar alabilir. Statünüz ne olursa olsun güdüleyici işletme stratejilerini anlamadan proje yönetimini kurum stratejileri ile ilişkilendiremez ve proje yönetimini sorunların çözümünde kullanamazsınız. Bu makale sadece bir başlangıç niteliğindedir, derine inmek size kalmıştır!