Gerek özel sektörde gerekse kamu kurumlarında performans yönetimi konusu oldukça önemlidir. Kurumlardaki bireysel performans sisteminde geri dönüşlerin nasıl ve hangi sıklıkta yapılması gerektiği konusu ele alınmış bir yazı.
Geçen hafta üniversiteden beraber mezun olduğum bir arkadaşımla masa tenisi oynadım. Raketi elime aldığım zamanın üstünden on yıl geçtiği için hezimete uğradım. Tabi arkadaşım haftada üç kere oynadığı için çok fena bir şekilde yenildim. Oyundan sonra performans değerlendirme önemi hakkında; gerçekten önemli olup olmadıklarına dair biraz konuştuk.
Onun pozisyonuna göre performans değerlendirme vakit kaybı. Birçok şirkette orta ve üst düzey yönetici olarak çalıştı ve her bir performans değerlendirme yapıldığında eğer performansta anlamlı değişiklikler varsa kurumsal çabanın büyük bir bölümünü alıp kısıtlı bir şekilde sonuçlandırmışlar. O genel olarak şundan bahsediyordu. Performans değerlendirme çok küçük ve çok geç! Bazı durumlarda yanlış mesajı iletildiğini, performans değerlendirme ve kariyerle alakalı yanlış beklentiler içine girdiğimizden iyilik yapacaklarına daha çok kötülük yaptıklarını düşünüyor.
Onun tanımlamalarından yola çıkarak bunların zayıf performans değerlendirme sistemleri olduğu konusunu kabul ettim ve bu sistem yüzünden işinden olduğu için onu suçlamadım. Benim gördüğüm problem;
onların performansı değerlendirmektense performans değerlendirme üzerinden geri dönüş yapmaya çalışmalarıydı. Geri bildirimler devamlı olarak verilmeli fakat performans değerlendirme kurumsal planlama içindir.
Yılda bir veya iki kere geri dönüş yapmanın ne çalışan nede kurum açısından etkisi olmaz. Bunun yerine belirli bir düzen aralığında yapılması gerekir. İdeal olarak davranışın gerçekleştiği zaman doğrudur. Minimum olarak haftalık gerçekleştirilen bire bir toplantılarda yapılmalıdır. Eğer yetersiz performans ile alakalı konular varsa çalışanlar zamanında ve uygun bir şekilde uyarılmalıdır. Yıllık performans değerlendirmesinde yapılması doğru değildir. Yıllık geri dönüş çalışana yardımcı olmaz aynı zamanda bu şirket içinde fırsatların kaybedilmesi anlamına gelir.
Performans değerlendirme yapmak çalışanlara geri dönüş sağlamak değildir.
Performans değerlendirmenin genel amacı kurumsal planlamadır.
Geleneksel olarak profesyonelce yönetilen kurumlardaki performans değerlendirme döngüyü iyileştirir. Çalışanlara geri dönüş yapmak sürecin bir parçası değildir. Üst yönetim o bilgiyi mevcut kapasiteyi ve potansiyel yetenekleri değerlendirmek ve boşluğun nerede olduğunu anlamak için kullanır.
Birçok şirket bu süreci karıştırır. Sonuç olarak, çalışanların gelişimlerine büyük etkisi olan geri bildirimleri çalışanlar alamazlar ve işletme de kurumsal değerlendirmeler ve yetenek planlamalarına sahip olamaz. Planlamak yerine geri dönüş yapmaya odaklanmış bir performans değerlendirme sistemi kullanan bir organizasyonda iseniz süreci geliştirmeniz için bazı tavsiyeler:
Performans değerlendirme toplantılarını haftalık yapın
Bire bir toplantılar performans değerlendirme tartışması için daha çok fırsat sağlayacaktır. Yöneticiler ve çalışanlar davranış ve sonuçlar hakkında daha sık geri bildirim alabileceklerdir. Çalışanlar gelişim fikirlerine daha çok fikir koyabilir ve değişiklik yapmada koçluk sağlayabilir. Ayrıca bire bir toplantılar çalışan ve yönetici arasında daha derin bir profesyonel ilişki yaratmak için fırsat sunar. Deneyimli yöneticiler bilir; daha güçlü ilişkiler daha etkili takımlar demektir.
Anlık, direkt ve davranışa dayalı geri bildirim yapmak için çalışanları eğitin
Geri bildirim yapmak spesifik bir yetenektir. Kötü yapılan geri bildirim en iyi haliyle verimsiz olur ve takımlar üzerinde tedirginlik ve iş ilişkilerinde uyuşmazlık yaratabilir. İyi bir geri bildirim uygun bir zamanda ve gözlenebilen davranışlara dayalı olarak iletilir. Herkesi devamlı bir şekilde etkili geri bildirim vermek için eğiterek performans değerlendirme üzerindeki baskı azaltılır.
Yetenek analizi uygulayın
Performans değerlendirme uygulamalarında geri bildirim yapmak için kurulan baskı kurumsal planlamada dikkat eksikliği ile sonuçlanabilir. Bir yetenek analizi şirketteki bütün anahtar rollere bakar ve kimin her rol için A, B ve C değişimi olacağına karar verir. Bunu yaparak gereken yetenek ve potansiyel gelişim öne çıkarılır. Bu çabayla performans değerlendirmesini bir geri bildirim sistemi olmaktan çıkarıp kurumsal gelişime yönlendirebilir.
Çeyrek dönemlik planlama yapın
Dürüst olmak gerekirse yıllık planlama geçmişte kalan bir şey. İş dünyasında artık her şey çok hızlı gelişim gösteriyor. Şirketler on iki aylık süreç içinde çok hızlı plan değiştiriyorlar. Uzun vade hedeflerini çeyrek dönem olarak belirlemek değişen iş durumlarına cevap verebilmek için çok iyi bir denge sağlıyor. Çeyrek dönem hedef uygulamak performans değerlendirme sürecindeki hedef belirleme yükünü ortadan kaldırır.
Sonuç olarak yetenek planlaması gibi bir stratejiye sahip olmayan şirketler için yıllık performans değerlendirmenin bir anlamı yoktur.
Onun yerine bire bir toplantılar sırasında daha direkt ve etkili geri bildirim sağlamaya odaklanın. Bununla birlikte, iş dünyasının bir yetenek savaşı hale gelmesini de sayarsak performans değerlendirme yetenek stratejisi sürecinin bir parçası olarak yüksek performans sergileyen kurumların ayrıcalığı haline gelmiştir.
